A Gestão Documental caracteriza-se por um conjunto de métodos e técnicas, inseridas em fluxos de trabalho, utilizadas para criar, capturar, armazenar, preservar, publicar e distribuir conteúdos por toda a organização, separando as regras dos processos e das aplicações que gerem os dados operacionais. Com a Primesoft pode reduzir custos e melhorar eficiências operacionais através de comunicações optimizadas, automatização de tarefas rotineiras e reduzir custos relacionados com a impressão, envio e armazenamento de documentos.

Com uma experiência consolidada na implementação de projectos BPM de raiz, a Primesoft desenvolveu dois produtos, Wiseflow e Wisedoc, especialmente concebidos para responder aos principais desafios com que as organizações de média e grande dimensão se deparam na gestão dos seus fluxos de trabalho e gestão de documentos.
GESTÃO DOCUMENTAL
Solução integrada de Gestão Documental e de suporte à desmaterialização de processos administrativos e de decisão para organizações de média e grande dimensão. O Wisedoc regista os documentos internos e externos, digitalizando, convertendo e classificando-os de acordo com um plano definido,adaptado aos conceitos MoReq2., o Wisedoc tem total integração com o Microsoft Word, permitindo uma pesquisa de documentos numa fracção de segundo. Por outro lado a indexação automática de documentos através do reconhecimento de palavras, permite determinar os prazos de conservação e retenção, agregando os documentos em processos, exportando listas para Excel e PDF
CARACTERISTICAS
  • Registo de documentos internos e externos
  • Digitalização e conversão de documentos
  • Classificação de documentos de acordo com um plano de classificação
  • Metadados por Tipo de Documento
  • Integração total com Microsoft Word
  • Versionamento de Documentos
  • Templates de Documentos
  • Geração automática de documentos
  • Assinatura Digitais múltiplas com cartão cidadão
  • Pesquisa de documentos numa fracção de segundos
  • Visualizador de documentos
  • Normalização de entidades externas
  • Indexação automática de documentos através do reconhecimento de palavras
  • Adaptada aos conceitos MoReq2 na definição do plano de classificação
  • Determinação de prazos de conservação e retenção
  • Agregação de documentos em processos
  • Exportação de listas para Excel e PDF
  • Restrição de acesso aos documentos (perfil,unidade orgânica, nível de confidencialidade)
  • Gestão de ausências
  • Pré-carregado com templates de Ofício, Informação e Nota Interna para Sector Público
  • Controlo e numeração do arquivo físico
BENEFÍCIOS
  • Aumenta a segurança dos documentos, com garantia de confidencialidade da informação, prevenindo extravio de documentos por má manipulação ou arquivo, utilizando a versão digital para protecção física do original.
  • Reduz custos de arquivo e manipulação dos documentos físicos, optimizando o fluxo de documentos dentro da organização, facilitando a extensão do sistema a qualquer departamento dentro da organização.
  • Aumenta a produtividade através do acesso simultâneo a documentos, com partilha de informação através da rede informática, com redução no tempo de consulta pela simplificação da visualização de todo o histórico de um documento ou a sua situação actual. Através da avaliação do cumprimento dos prazos de actuação, o sistema garante que as equipas de trabalho possam planear, executar, controlar e gerir processos, com produção automática de documentos com base em templates e indexação automática de códigos de referência.
GESTÃO DE FLUXOS AD-HOC
Solucção integrada de gestão Ad-Hoc e estruturados para a execução de controlo de workflows. O Wiseflow começa pela implementação de um fluxo Ad-Hoc, com a possibilidade de pesquisa e comentários nos fluxos, definido políticas de acesso, respeitando hierarquias e retirando acessos a utilizadores o Wiseflow contém uma ferramenta de desenho de fluxos para utilizadores de negócio e IT, que permite delegar e reatribuir tarefas, que são encaminhadas e distribuídas com controlo de prazos e alarmes, com definição e monitorização de KPIs com dashboards em tempo real para a Direcção.
CARACTERISTICAS
  • Fluxo Adhoc
  • Pesquisa de fluxos
  • Comentários nos fluxos
  • Respeita hierarquias
  • Possibilidade de retirar acessos a utilizadores (blacklist)
  • Reatribuir tarefas
  • Metadados de processos à medida
  • Delegar tarefas
  • Pesquisa sobre processos e tarefas (próprias e de subordinados)
  • Encaminhamento / Distribuição com controlo de prazos e alarmes
  • Ferramenta de desenho de fluxos para utilizadores de negócio e IT
  • Simulador de processos
  • Guia visual do processo para o utilizador
  • Definição e monitorização de KPIs com Dashboards em Tempo Real para Direcção 
  • Motor de regras de negócio para aumentar a flexibilidade de alterações
  • Conversão automática de formatos e protocolos de mensagens
  • Compatível com gestores documentais standard: IBM, Oracle, SharePoint
  • Permite multiplas convenções de identificação de processos
  • Agregação de fluxos em processos
  • Notificações configuráveis
  • Escala de tarefas entre hierarquia após atraso configurável ou ausência
  • Delegação de competências entre colaboradores entre duas datas
BENEFÍCIOS
  • Melhora a comunicação e colaboração entre pessoas distantes geográfica e temporalmente, aumentando a mobilidade e a possibilidade de trabalhar a partir de casa.
  • Melhora a coordenação, promovendo uma descentralização através da realização de tarefas de acordo com regras pré-estabelecidas com encaminhamento automático.
  • Reduz custos e aumenta a produtividade, através da redução dos tempos, dos atrasos, dos erros, dos custos de papel e tratamento de informação com uma consequente melhoria na qualidade dos produtos.
  • Melhora o conhecimento,contribuindo para o aumento da memória organizacional, armazenando as regras e procedimentos subjacentes aos processos e tarefas.
         
OUTSOURCING GESTÃO DOCUMENTAL
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